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Ein Kraftfahrzeug , das zu einem Fahrzeugpool des Arbeitgebers gehört (Poolfahrzeug), steht nicht nur einer Person zur alleinigen Nutzung zur Verfügung. Poolfahrzeuge werden vielmehr von mehreren Personen genutzt. Dabei bestehen für die Nutzung von Poolfahrzeugen bei den einzelnen Arbeitgebern durchaus unterschiedliche Regelungen, die auch lohnsteuerlich verschieden zu beurteilen sind.
Zum Arbeitslohn gehören nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 i. V. mit § 8 Abs. 1 EStG alle geldwerten Vorteile, die für eine Beschäftigung im öffentlichen oder privaten Dienst gewährt werden. Auch die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Firmenfahrzeugs durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit zum Lohnzufluss (siehe z. B. das BFH-Urteil vom 18.12.2008, BStBl 2009 II S. 381). Zur privaten Nutzung eines Firmenfahrzeugs gehören alle Fahrten, die einem privaten Zweck dienen. Zusätzlich zu dem für reine Privatfahrten anzusetzenden geldwerten Vorteil sind ggf. auch noch Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte sowie bestimmte Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Arbeitslohn zu erfassen. Scheidet eine andere Nutzung eines Firmenfahrzeugs als zu dienstlichen Zwecken aus, liegt kein Arbeitslohn vor.
Steht ein Poolfahrzeug bzw. stehen Poolfahrzeuge den Arbeitnehmern dauerhaft (auch) zur privaten Nutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung, spricht der Beweis des ersten Anscheins (auch) für eine entsprechende Nutzung (vergleiche die BFH-Urteile vom 07.11.2006, BStBl 2007 II S. 116, und vom 04.04.2008, BStBl 2008 II S. 887). Die Ermittlung des geldwerten Vorteils erfolgt nach H 8.1 (9 - 10) (Fahrzeugpool) und (Nutzung durch mehrere Arbeitnehmer) LStH.
Haben Arbeitnehmer dauerhaft uneingeschränkten Zugriff auf ein Poolfahrzeug bzw. Poolfahrzeuge mit der Maßgabe, es/sie für Privatfahrten und/oder Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nicht zu nutzen, kann von dem Ansatz des jeweils in Betracht kommenden pauschalen Nutzungswertes nach § 8 Abs. 2 Satz 2 ff. EStG nur abgesehen werden, wenn der Arbeitgeber die Einhaltung seines Nutzungsverbotes überwacht oder wenn wegen der besonderen Umstände des Falles die verbotene Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist (vergleiche H 8.1 (9 - 10) (Nutzungsverbot) LStH).
Wird ein Poolfahrzeug bzw. werden Poolfahrzeuge den Arbeitnehmern nur aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck überlassen, können die Regeln des Anscheinsbeweises (s. o.) nicht angewandt werden. In diesen Fällen ist im Einzelnen festzustellen, ob ein Arbeitnehmer das Firmenfahrzeug für private Zwecke genutzt hat. Die Feststellungslast trifft nach den allgemeinen Regelungen die Finanzverwaltung, weil es sich um einen steuerbegründenden Tatbestand handelt.
Überlässt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ein Poolfahrzeug jeweils bei Bedarf zur Erledigung einer konkreten dienstlichen Aufgabe und besteht ein ernsthaft gemeintes Privatnutzungsverbot, ist eine weisungswidrige Privatnutzung des Firmenfahrzeugs keine Zuwendung eines geldwerten Vorteils im Rahmen eines Arbeits-/Dienstverhältnisses und somit kein Arbeitslohn. In diesen Fällen kann von einem ernsthaft gemeinten Privatnutzungsverbot ausgegangen werden, wenn durch eine entsprechende Dienstanweisung (z. B. die Kraftfahrzeugrichtlinien des Landes NRW) oder dienst-/arbeitsvertragliche Vereinbarung die Privatnutzung des Firmenfahrzeugs untersagt ist und die Nutzer des Firmenfahrzeugs bzw. der Firmenfahrzeuge durch ihre Unterschrift bestätigen, das jeweils bei Bedarf überlassene Poolfahrzeug nur dienstlich zu nutzen. Eine weisungs- und wahrheitswidrige Privatnutzung des Firmenfahrzeugs stellt ein Arbeits-/Dienstvergehen dar und führt zu einer Schadensersatzverpflichtung gegenüber dem Arbeitgeber. Der Verzicht des Arbeitgebers auf seinen Schadensersatzanspruch ist aber ein geldwerter Vorteil.
Besteht kein ernsthaft gemeintes Privatnutzungsverbot für Poolfahrzeuge, führt eine vom Arbeitgeber erlaubte oder geduldete Privatnutzung (z. B. zu privaten Gaststätten-/Restaurantbesuchen während einer mehrtägigen Dienstreise) zu Arbeitslohn.
Bei Poolfahrzeugen, die während der Arbeits-/Dienstzeit für Botengänge und dienstliche Besorgungen genutzt werden, kann auch ohne ausdrückliches Privatnutzungsverbot und ohne Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs unterstellt werden, dass sie ausschließlich dienstlich genutzt werden, wenn die Fahrzeuge nicht mit nach Hause genommen, sondern auf dem Gelände des Arbeitgebers abgestellt werden. Dagegen kann bei Poolfahrzeugen, die Arbeitnehmern für eine mehrtägige Dienstreise mit auswärtiger Übernachtung überlassen werden und für die kein ernsthaft gemeintes Privatnutzungsverbot besteht und ebenfalls kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird, nicht davon ausgegangen werden, dass sie nicht auch privat genutzt werden.
Wird einem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug ausschließlich an den Tagen für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte überlassen, an denen es erforderlich werden kann, dass er dienstliche Fahrten von der Wohnung aus antritt, liegt kein geldwerter Vorteil vor (siehe H 8.1 (9 - 10) (Dienstliche Fahrten von und zur Wohnung) LStH). Wird ein Firmenfahrzeug ausschließlich zu solchen Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte überlassen, durch die eine dienstliche Nutzung des Kraftfahrzeugs an der Wohnung begonnen oder beendet werden kann, ist diese Nutzungsüberlassung kein geldwerter Vorteil (siehe Arbeitgebermerkblatt vom 01.11.1995, BStBl 1995 I S. 719, Tz. 29 Satz 2).
Wird einem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug nur gelegentlich (von Fall zu Fall) für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen, ist die Nutzung zu Privatfahrten und zu Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte je Fahrtkilometer mit 0,001 % des inländischen Bruttolistenpreises des Firmenfahrzeugs zu bewerten (Einzelbewertung). Zum Nachweis der Fahrstrecke müssen die Kilometerstände festgehalten werden. Siehe H 8.1 (9 - 10) (Gelegentliche Nutzung) LStH.
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