Wenn Sie der Ein-Prozent-Regel entgehen möchten und ein Fahrtenbuch
führen, kann da schon einiges schieflaufen (Fahrten vergessen, falsche
Kilometer notiert, ungenaue Bezeichnung des Anlasses verwendet, usw.).
Aber selbst, wenn hier alles stimmt, denken manche nicht an ein weiteres
Erfordernis:

Es müssen die Kosten für jedes Auto getrennt aufgezeichnet werden! In
einem unlängst entschiedenen Fall hatte eine GmbH das eigentlich ganz
gut gemacht, aber die exakten Kosten der Betankung fehlten, weil die
Autos quasi „gratis“ an einer Werkstankstelle betankt wurden. Man behalf
sich daher mit einer Schätzung der Benzinkosten, was der
Lohnsteuerprüfer prompt ausnutzen wollte, um die ganze
Fahrtenbuchmethode zu kippen und die Ein-Prozent-Regel anzusetzen. Zum
Glück hatten die Finanzrichter Augenmaß: „Die Schätzung stellt nur einen
geringfügigen Mangel dar, der insgesamt nicht zur Verwerfung der
Fahrtenbuchmethode führt.“ (FG München, 16.10.20, 8 K 611/19, Beck RS
20, 35992)

Generelle Warnung an Sie: Seien Sie beim Fahrtenbuch nicht zu
großzügig zu Arbeitnehmern – denn die Zeche zahlen Sie! Wenn ein
Fahrtenbuch mangelhaft war und das erst Jahre später durch einen
Lohnsteuerprüfer festgestellt wird, zahlt nicht der Arbeitnehmer nach,
sondern Sie! Eine Nach­belastung der Mitarbeiter ist schwierig und in
vielen Fällen gänzlich ausgeschlossen. Wenn Sie sich also darauf
einlassen, dann müssen Sie sicher sein, dass Ihr Mitarbeiter zu 100
Prozent zuverlässig ist.